Tips Kerja Cerdas dan Produktif

Ketika kamu merasa kewalahan, mungkin tandanya kamu belum bisa mengatur pekerjaanmu dengan baik. Kamu butuh sebuah sistem sederhana yang membantu kamu untuk meningkatkan produktivitas dan menjalani hidup tanpa beban.

Kali ini saya akan membahas buku Getting Things Done karya David Allen. Buku ini membahas soal filosofi sederhana untuk meningkatkan produktivitas. Agar bisa produktif, kamu harus tahu dulu apa definisi dari pekerjaan yang tuntas dan pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan. Apakah kamu pernah merasa kewalahan dalam bekerja? Atau kamu tidak tahu harus mulai darimana ketika kamu mulai mengerjakan sebuah tugas yang besar? Kamu mungkin terlalu sibuk berpikir hingga tidak tahu harus mengerjakan apa. Getting Things Done fokus pada hal kecil apa yang bisa kamu lakukan berikutnya. David berpendapat, produktivitas kita berbanding lurus dengan kemampuan kita untuk rileks. Ketika pikiran kita jernih dan terstruktur, maka di saat itu kita baru bisa produktif dan memberikan hasil yang memuaskan. 

Saya merangkumnya menjadi tiga hal penting dari buku ini:

Keranjang tugas dan informasi
sumber foto: wifire.co.za

Keranjang tugas dan informasi

Di era modern, pekerjaan yang dilakukan biasanya semakin kompleks dan banyak tugas yang harus diselesaikan. Kondisi ini seringkali buat kita bingung, harus mulai darimana? Kita menggunakan otak kita sebagai alat untuk mengingat semua hal termasuk pekerjaan apa saja yang harus dikerjakan. Tapi, sayangnya otak kita sangat buruk dalam hal multi tasking. Jika kita memasukkan semua hal ini, otak kita malah sibuk mengingat pekerjaan apa yang harus dilakukan daripada fokus pada hal yang harus dikerjakan. Apabila kamu mau bekerja dengan lebih produktif, maka kamu perlu menggunakan 100% kapasitas otak untuk mengerjakan tugas yang ada di depan mata, bukannya sibuk memikirkan hal lain. David menyarankan kita untuk memiliki sebuah keranjang. Keranjang ini berfungsi untuk menaruh semua informasi, ide, atau pekerjaan yang penting buat kamu, tapi di waktu yang tidak tepat, hal ini malah mengganggu konsentrasi. Pengertian keranjang ini bukan berarti harafiah, tapi bisa juga berbentuk buku catatan atau catatan digital. Yang penting, kamu dapat dengan mudah mengakses keranjang itu dan kamu bisa menemukan semua informasi yang kamu butuhkan. Sebagai informasi, keranjang bisa berisi banyak hal, mulai dari proyek yang sedang kamu kerjakan, jadwal kencan, tagihan yang harus dibayar, hingga rencana travelling kamu. Sederhananya seperti ini, kamu harus membayar tagihan listrik dan air dua hari lagi. Daripada kamu menyimpan informasi itu di otak kamu, lebih baik kamu memasukkan informasi itu ke dalam keranjang untuk bisa kamu lakukan di lain waktu. Idealnya, jika kamu menuliskan daftar tugas yang bisa dikerjakan kurang dari 2 menit, lebih baik kamu segera menyelesaikannya daripada kamu menuliskannya ke dalam keranjang. 

Ini adalah cara yang efektif dan bisa membuat kamu fokus pada hal yang benar-benar penting dan pekerjaan saat ini. Keranjang ini akan efektif jika berisi informasi yang penting. Oleh karena itu, selain menyimpan informasi, kamu juga harus rutin merapikan keranjang ini. Otak kamu harus bisa mempercayai kalau semua informasi ini ada di keranjang ini. Jika ternyata, ada informasi yang terlewat, otak kamu bisa berhenti percaya pada keranjang ini. Kalau sudah begitu, kamu pasti akan terganggu memikirkan hal lain ketika berkonsentrasi pada tugas yang sedang dikerjakan. David menyarankan kita untuk merapikan keranjang ini sekali seminggu, menyusunnya berdasarkan skala prioritas, dan membuang hal yang sudah tidak relevan. 

Daftar Next Action
Sumber foto: pinterest.com

Daftar Next Action

Jika kamu sudah menuliskan semua hal penting ke dalam keranjang. Langkah berikutnya yang penting adalah menentukan outcome dan next action. Outcome artinya hasil apa yang kamu harapkan? Bukan hanya soal bentuknya, tapi hasilnya juga harus sesuai harapan. Misalnya, outcome itu bukan membuat nasi goreng. Tapi, outcome itu membuat nasi goreng yang enak hingga dipuji oleh pasangan. Jadi, kita harus menjelaskan hasil yang diharapkan dari tugas yang ingin dilakukan. Apabila kita sudah tahu apa outcome yang diharapkan, langkah selanjutnya yaitu menuliskan next action atau langkah selanjutnya. Next Action adalah daftar semua tugas yang bisa kamu kerjakan dalam bentuk aksi nyata. Jadi, dengan daftar next action, kamu sudah tidak perlu berpikir lagi harus kerjain apa, tapi kamu sudah tahu apa yang harus kamu kerjakan. Ini merupakan hal yang sia-sia apabila kamu terus memikirkan suatu hal yang tidak ada progress-nya. 

Next Action bukan hanya berguna bagi dirimu sendiri, tapi teknik ini bisa dipakai juga dalam kerja kelompok. Apakah kamu pernah keluar dari meeting, tapi setelah itu tidak jelas apa yang harus dilakukan berikutnya? David berargumen kalau dalam budaya kolaborasi, banyak orang biasanya sungkan untuk meminta orang lain bertanggung jawab atas langkah apa yang harus dilakukan sebelumnya. Padahal, ini merupakan hal yang penting. Pertanyaan seperti “Oke, sehabis meeting ini, apa next action yang kita lakukan?” akan membantu semua anggota tim untuk pindah ke mode operasional, bukan hanya berada dalam tahapan ide atau pemikiran saja. Jika semua orang di dalam meeting tidak tahu dengan jelas next action-nya, jangan kaget, kalau di meeting berikutnya, kita tidak melihat perkembangan yang bagus. Pertanyaan Next Action juga memaksa orang lain secara halus untuk memberikan hasil dan membuat progress. Jadi, di meeting berikutnya, di awal kamu dan tim bisa review apa saja yang sudah dikerjakan dan membahasnya, sebelum memulai bergerak ke topik selanjutnya. 

Membagi pekerjaan dan review berkala
Sumber foto: knowledge.insead.edu

Membagi pekerjaan dan review berkala

Jika kamu sudah membagi tugas dan rencana pekerjaan berikutnya, ada beberapa jenis pekerjaan yang bisa kamu kategorikan. Untuk pekerjaan yang butuh kurang dari dua menit, kamu harus langsung mengerjakannya. Namun, tentu saja ada beberapa tugas yang butuh waktu lebih lama. Nah, di sini kamu harus menentukan apakah tugas itu kamu kerjakan sendiri atau bisa didelegasikan. Delegasi harus menjadi pilihan apabila kamu merasa orang lain dapat mengerjakan tugas itu lebih baik dan lebih cepat daripada kamu. Atau, kamu bisa menentukan apa yang kamu delegasikan berdasarkan dari skala prioritas. Bila hal tersebut sangat penting dan memerlukan kamu untuk menyelesaikannya, maka itu yang harus kamu lakukan sendiri. Jika ada tugas yang tidak terlalu penting atau prioritas, tentu saja kamu bisa pilih untuk dibuang dan tidak usah dikerjakan.

Agar sistem ini bekerja, kamu harus percaya dengan apa yang sudah kamu tulis. Kepercayaan ini bisa muncul apabila sistem yang kamu buat selalu up to date. David menyarankan kita untuk me-review sistem yang sudah kita buat seminggu sekali. Hal lain yang penting adalah kamu harus membuat sistem yang kamu gunakan sesederhana mungkin agar mudah dipahami. Cara sederhananya yaitu kamu punya tempat khusus untuk menaruh semua barang sesuai tempatnya dengan rapi. Jika kamu punya meja kerja, menyusun meja kerja menjadi tempat yang rapi adalah langkah awal untuk memulai. Bagaimana kamu bisa tahu kalau sistem yang kamu gunakan sudah terlalu rumit? Beberapa indikator misalnya, next action kamu tidak bisa langsung dilakukan karena tidak jelas, folder yang isinya banyak folder sehingga kamu jadi menghabiskan waktu untuk mencari file yang kamu butuhkan, dan ada hal penting yang terlewat. Jika kamu sudah melihat satu dari beberapa indikator itu, tandanya sistem kamu sudah mulai rumit dan bukannya mempercepat proses, malah sistem kamu akan membuat kamu bekerja lebih lama dan menambah stress pekerjaan yang kamu jalani. 

Untuk video animasinya, bisa ditonton di:

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout /  Ubah )

Foto Google

You are commenting using your Google account. Logout /  Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout /  Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout /  Ubah )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.